FAXで同報送信,FAX DMで集客して売上アップ
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| 皆さん、同窓会やセミナーの案内など、同一の文章を多数あて先にFAXを送信する場合はどのようにしていますか。 まさかWordファイルを印刷して、FAXで送信を30回も送信していませんよね。 でも私もこの間までそうしていました。印刷したものをFAXで読み取るため、 受信したFAXは汚れが出ます。 Wordファイルを印刷しないで、送り先のFAXをプリンターとして出力すれば、きれいに なりますよね。この考えがFAXソフトです。Wordファイルだけでなく、プリンターに出力 するものはなんでも、きれいにFAXで送信できます。 今回紹介するソフトはまいとーくFAXとういう、FAX送信ソフトです。 私もこの前までは、上のような方法で送信していました。本文A4用紙２枚プラス カバーシートを50件も送信すると２時間ぐらい時間を取られていました。 この時間をパソコンからFAXを送信するれば、時間が節約できるので導入しま した。 現在はWordファイルを印刷するときに印刷先をFAXに指定して、カバーシート のタイトルを指定して送信すると、自動的にFAX送信が開始されるので、後は 別の仕事ができます。 メリットは、 1. 送信の設定を一度設定するだけで、あらかじめ登録してあるグループ のリストに送信できる。後は機械任せでOKです。節約した時間は昼寝でもOK 2. FAX出力がきれいである。 3. 送信できない宛先はレポート一覧でチェックできる。 まだ使用したことがない方はぜひ、お試しください。 パッケージ版でお値段は標準価格 4,800円です。これでFAX送信の自動化ができます PCショップの販売価格は4000円前後です。これで時間が節約できるのなら安い ものです。 メーカーのサイトは インターコム まいとーくFAX Personal をご覧ください。 ■ソフトのインストール FAXモデムをPCに接続してください。シリアルポートになにも接続していない 場合はCOM1につなぎましょう。 製品CD-ROMをドライブにセットすると自動的に自動的に立ち上がります。  インストール開始画面 (クリックで拡大) インストール開始が表示されます。[次へ]を押して表示される画面に従い インストールを行います。私はFAXモデムをCOM1ポートに接続しています。 ■まいとーくFAX Personalの設定 1. [スタート]-[プログラム]-[まいとーくFAX Personal]をクリックします。 初めてプログラムを起動した際にFAX番号などの設定画面が表示されます。  自局 情報設定画面 (クリックで拡大) 氏名、会社名、電話番号、FAX番号を入力してください。これらの情報は カバーシートの送信元の情報として使用されます。 2. [次へ]を押すと「FAXヘッダ」画面が表示されます。  「FAXヘッダ」画面 (クリックで拡大) プレビュー窓にはFAXのヘッダ情報がプレビュー表示されますので、確認してください。 欄の下右の「縮小」欄の右の矢印を[等倍]にすると見やすくなります。 標準では 左側は年月日 時刻 中央は 氏名 FAX番号 右側は ページ番号 となっていますのでこれでOKです。[次へ]をクリックします。 3. 下記の画面が表示されます。  アカウント情報を入力画面 (クリックで拡大) アカウント情報を入力します。自分の名前を入力してください。 接続方法はインターネットへの接続なので、「接続しない」を指定します。 [完了]をクリックするとユーザ登録画面になるので、ユーザー登録しましょう。 これで基本設定は完了です。 ■アドレス帳に登録する アドレス帳に登録しましょう。 4. メニューの[ツール]-[アドレス帳]をクリックすると 「アドレス帳-TelBook」が表示されます。 
アドレス帳画面 (クリックで拡大) 下部の[新規]ボタンをクリックすると登録画面が表示されるので記入します。 またExcelで作成した、電話番号、FAX番号一リスト（CSVファイルで保存したもの) を インポートできます。 このとき、市外局番(東京は03)とそれ以降の番号を別のセルに記入しておきます。 インポートするにはアドレス帳の[ツール]-[インポート]を選択してファイルを指定して、 各項目を対応させて読みこませます。 ■Wordファイルを送信 Wordファイルを送信してみましょう。 5. Wordで作成したファイルを開いてください。  Wordで作成したファイルを印刷 (クリックで拡大) その文書を印刷します。[印刷]画面で「プリンタ名」で「Mytalk FAX」を 選択し[OK]をクリックしてください。 6. 「FAX送信設定」画面が表示されます。  FAX送信設定画面 (クリックで拡大) ここで送信先を選択します。 複数の送信先のある場合は必要なところをすべて選択します。 7. タブで[送付状]を選択し「添付する」チェックボックスをクリックします。  「添付する」チェックボックスをクリック (クリックで拡大) 8. 「送付状入力」をクリックすると送付状入力画面が表示されます。  送付状入力画面 (クリックで拡大) メモ欄に用件を記入します。 9. 記入したらメニューにある、[OK]を押します。 「まいとーくFAXビューア」が表示されます。  FAXビューア (クリックで拡大) 10. OKならば「まいとーくFAXビューア」の「閉じるボタン」を押してください。 このところが常識的に考えるとなぜ閉じるボタンなのか分かりにくいところです。 要注意。  FAXビューア閉じるボタンを押す (クリックで拡大) 11. 「以上のFAX原稿を送信します。よろしいですか？」が表示されます。  以上のFAX原稿を送信します (クリックで拡大) [はい]を押してください。 するとFAXモデムからピポパと音がしてFAXが送信されます。 ■最後に 一度設定して、FAX番号を登録すると繰り返し使えます。WordファイルをFAX送信する機会は非常に多いので、同窓会、セミナーの案内など同一の文章を送付する際に非常に威力を発揮します。ぜひこのような便利なソフトを使いこなし仕事の効率をアップしその分昼寝（コーヒーブレーク）をしましょう。 |
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